In this article: How to get resources, marketing support and funding for your local CoRe Day.

What is a CoRe Day?

There is a series of events and a movement that calls itself “CoRe Days” (abbr. Coach Reflection Days). The purpose of this movement is, to make it easy and achievable for Agile Coaches and Scrum Masters to get help with difficult situations and exchange with other Coaches and Scrum Masters. The movement was initiated by Martin Heider, Gerald Fieser and myself in 2014. But during the last years many more people engaged in the movement and organized CoRe Days in several cities.

If you like this idea, and would even be willing to organize such a day, the following article will show you what resources are already available and can be used and what support you can get with it.

How to organize

We do already have some materials for CoRe Days, that you may freely use and adapt. The most important one is the CoRe Day Handout. In this handout the CoRe Day structure is described and theres a guide for a supervision format and coaching dojo inside.

If you have a venue and the structure for your day, the event is still not successful. You will have to spread the word about it. To this end there exist some channels you can already use for this purpose:

• Website
• Newsletter
• XING-Group
• Twitter account

As an organizer you can just contact us, if you want to use any of these channels to do some marketing for your upcoming event.

To make it easier for newbies to start a CoRe Day and to minimize the risk, Martin Heider and me decided to spend surpluses of our CoReDays to offer initial funding for new local initiatives. Since the CoRe Day is meant to be a non-profit event, we offer support up to 1000 € for new organizers of the CoRe Day, so that you have only a very limited financial risk in experimenting with new locations. You can just contact us if you are interested in this offer and want to know more about it.

What else do you need to initiate CoRe Days in your city or location? Get going and have fun!

Kontinuierliche Verbesserung ist gut. Ständiger Fokus auf die Dinge die nicht funktionieren kann deprimierend sein. Für einen guten ScrumMaster ist es wichtig in Retrospektiven Probleme zu identifizieren und anzugehen. Aber es ist auch wichtig, den Fokus auf die Dinge zu richten, die gut funktionieren. Und auf die Dinge, die schon gemeinsam erreicht wurden. Zu diesem Zweck habe ich mir mit einem Kollegen eine kleine Übung für den Start einer Retrospektive ausgedacht (Set the Stage). Ich nenne sie einfach mal die „Positive Paranoia Challenge“:

1. Besorge zwei Packungen Süßigkeiten (vor der Retrospektive)
2. Teile das Team in zwei Teil-Teams und gib jedem Teil-Team Post-Its und Marker
3. Die Teams spielen gegeneinander: Das Team, das die meisten positiven Dinge, die wir in den letzten X Wochen/Monaten verändert haben findet und auf Post-Its bringt gewinnt den großen Preis (an dieser Stelle eine der Süßigkeiten-Packungen hochheben).
4. Die Teams bekommen 5 Minuten Zeit um zu sammeln.
5. Der Wettkampf wird auf zwei Metaplanwänden (oder Wänden) ausgetragen. Wer mehr Post-Its vorstellt gewinnt.
6. Am Ende gewinnen natürlich beide Teil-Teams. Jedes Team bekommt eine Packung Süßigkeiten.

Viel Spaß beim Fokus auf die positiven Dinge des Teamlebens 🙂

Was macht ihr, um die guten Dinge, die erreicht wurden zu feiern?

Die Idee der Prolution Retrospektive

Zwei Gedanken waren die Eltern der Prolution (Process & Solution) Retrospektive:

• Selbstorganisation braucht einen Rahmen. Wo kein Rahmen ist führt Selbstorganisation zwar sicherlich auch zu einem Ziel – aber mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zu dem das wir uns vorstellen.
• Lösungsfokussierte Retrospektiven. Auf dem letzten Agile Monday in Nürnberg hatte ich das Vergnügen dem tollen Vortrag von Ralph Miarka zu lösungsfokussierten Retrospektiven beiwohnen zu dürfen. Hängen bleibt der Gedanke: Warum sich mit Problemen beschäftigen, wenn man an Lösungen arbeiten kann? 🙂

Heraus kam eine Retrospektive, in der wir die wichtigen Prozesse des Entwicklungsteams als Struktur nutzen und für jeden einzelnen Prozessschritt den Grundgedanken des Lösungsfokus anwenden. Hierdurch fokussieren wir stark auf konkrete Verbesserungspotentiale und lenken den Fokus weg von global-galaktischen Problemen.

Vorbereitung

In der Durchführung der Retrospektive sehen wir uns jeden konkreten Prozessschritt an und malen mit dem Team gemeinsam ein ideales Bild dieses Schrittes (oder Artefakts) aus. Um dies zu erreichen brauchen wir zum einen Raum um das „Bild“ zu malen und Lösungsoptionen zu erarbeiten. Zum anderen benötigen wir eine Herleitung. Das bedeutet, wir benötigen:

• Eine Metaplanwand je Prozess-Schritt bzw. Artefakt
• Artefakte, die den heutigen Zustand sichtbar machen (z.B. ein Foto vom Taskboard, einige User-Stories, …)

Artefakte, bzw. Prozessschritte können beispielsweise sein: Das Product Backlog, Sprint-Vorbereitung (Refinement), die Entwicklungs-Phase (Taskboard), die Test-Phase, die Bereitstellung des Produkts, …

Durchführung

Nach einer für Euch passenden „Set the Stage“ Phase läuft die Retrospektive dann recht einfach ab:

1. Der Moderator geht zur Meta-Planwand mit dem respektiven Prozessschritt und zeigt auf ein paar aktuelle Artefakte.

   

2. Er erklärt, wie aus seiner Sicht der ideale (natürlich unerreichbare) Zustand aussieht.
3. Dann geht die gleiche Frage ans Team: „Wie würde dieser Prozessschritt (z.B. das Taskboard am Ende des Sprints) in der idealen Welt aussehen, die wir anstreben?“.
4. Sammeln der „Bildelemente“ auf Moderationskarten und anbringen an der Metaplanwand.
5. Das tut ihr so lange, bis ihr das Gefühl habt, dass das Team engagiert ist in der Entwicklung des Idealzustands. (Frage: „Was noch? Was noch? Was noch? …“)
6. Dann fragt der Moderator: „Was können wir/jeder für sich selbst tun, damit wir diesem Idealbild einen kleinen Schritt näher kommen?“
7. „Was noch? Was noch? Was noch?“
8. Maßnahmen die genannt werden hinterfragt der Moderator so lange mit „Woran würdest Du erkennen, dass uns das geholfen hat?“ bis er das Gefühl hat, die Maßnahme ist hinreichend konkret.
9. Goto 1 für den nächsten Prozess-Schritt.

Das tut der Moderator so lange, bis gerade noch Zeit genug übrig ist um die wichtigsten Maßnahmen vom Team in einem geeigneten Template ausarbeiten zu lassen. Mechanismen hierfür sind z.B. Dot-Voting, Priority Race, Arbeit in Teilgruppen, ….

Nachbereitung

Die entstandenen und ausgefüllten Maßnahmen-Templates werden gut sichtbar im Teamraum oder an einem ähnlich häufig frequentierten und zugänglichen Platz ausgestellt.

So manche Maßnahme aus Retrospektiven geht unbearbeitet und unverstanden in die ewigen Jagdgründe ein. Manchmal ist das unausweichlich, weil die Maßnahme in der Retrospektive toll aussah, aber in der Praxis einfach nicht mehr. Manchmal liegt es aber auch einfach daran, dass die Maßnahme nicht von allen gleich verstanden wird oder schnell aus dem Gedächtnis verschwindet.

Was soll ich nur tun?

Es kann durchaus hilfreich sein, dem Team nach dem finden der Maßnahme nochmal die Gelegenheit zu geben gemeinsam festzuhalten, was genau zu welchem Zweck passieren soll. Dabei ist es sehr nützlich, für jede Maßnahme vom Team ein Template ausfüllen zu lassen. Hört sich kompliziert an. Ist aber sehr einfach. Im Wesentlichen beantwortet das Team dabei für jede Maßnahme nochmal die drei Fragen:

• „Was ist das Ziel dieser Maßnahme?“ – Das sorgt für ein gemeinsames Verständnis dessen, was das Team mit dieser Maßnahme erreichen will. Außerdem wird der Fokus weg vom Problem – hin zur Lösung gelegt.
• „Was konkret tun wir dafür?“ – Diese Frage sorgt für Klarheit und die Möglichkeit des Commitment.
• „Woran erkennen wir in der nächsten Retrospektive, dass die Maßnahme erfolgreich war?“ – Mit dieser Frage helfen wir dem Team nach funktionierenden Vorboten Ausschau zu halten. Worauf müssen wir achten, um erfolgreich zu werden?

Dies kann gemeinsam auf einem Flipchart in ca. 5-10 Minuten pro Maßnahme ausgearbeitet werden. Alternativ kann sich das Team auch in Teilgruppen teilen und mehrere Maßnahmen gleichzeitig bearbeiten.

Die ausgefüllten Templates bieten sich dann auch wunderbar an, um sie im Teamraum deutlich sichtbar aufzuhängen und damit eine ständige Erinnerung zu haben.

Wer häufiger Retrospektiven moderiert ist oft auf der Suche nach guten Ideen um diesen eine interessante und für die Teilnehmer wertvolle Struktur zu geben. Ein sehr hilfreiches Tool ist hier der Retro-O-Mat von Corinna Baldauf. Aber nicht alle Übungen, die man im Internet findet sind für Retrospektiven zu empfehlen. Heute schauen wir uns einmal ein sehr bekanntes Tool an, das ich schon häufig in der freien Wildbahn erleben durfte. Die „5 Whys“. Ich werde argumentieren, dass die 5 Whys – trotz dem sie oft verwendet werden – eigentlich ein schlechtes Tool für Retrospektiven sind.

Was sind die „5 Whys“?

Die „5 Whys“ sind eine Idee aus der Ecke des Lean Manufacturing. Genauer gesagt sind sie ein Hilfsmittel aus dem Toyota Production System (TPS). Dort werden sie verwendet um bei Fehlern der Wurzel des Problems auf die Schliche zu kommen. Die Grundidee ist es, nicht nach dem ersten „Warum“ mit dem Fragen aufzuhören, sondern nach der ersten Antwort noch mindestens vier mal „Warum“ nachzufragen um die wirklichen Ursachen des Problems zu finden. Das ist natürlich sehr hilfreich, da es wenig Sinn macht, Symptome zu bekämpfen, wenn man Ursachen behandeln kann. Aus diesem Grund haben es die „5 Whys“ wohl auch in Retrospektiven in agilen Teams geschafft. Sie sind sogar eine der Übungen, die in „Agile Retrospectives“ von Derby/Larsen in der „Generate Insights“-Phase vorgeschlagen werden. Und natürlich findet man die 5-Whys auch in vielen Online-Ressourcen zum Thema.

Was sind Retrospektiven?

Was aber ist eine Retrospektive in einem agilen Team? Grundsätzlich ein Termin, in dem es darum geht, Probleme aufzudecken, Lösungen zu finden und Verbesserung zu erzielen… Wenn das so ist, dann passen die „5 Whys“ doch wie aufs Auge! Oder?

Warum nicht „5 Whys“?

Unglücklicherweise sind die Kontexte, in denen wir Retrospektiven durchführen keine mechanischen Systeme (wie das bei der Ursachenanalyse im TPS der Fall ist). Vielmehr gehen wir – oder zumindest ich – davon aus, dass wir es mit komplexen adaptiven Systemen (CAS) zu tun haben. Diese Systeme haben viele interessante Eigenschaften. Unter anderem gibt es in einem komplexen adaptiven System keine lineare (oder sogar keine erkennbare) Ursache-Wirkungs-Korrellation mehr. Das bedeutet, wir können für ein gegebenes Ereignis nie sicher sagen, was die Ursache dafür war. Wer das große Glück hat, Vater oder Mutter zu sein, wird das sofort verstehen: Geben Sie mal den genauen Grund an, warum ihr Kind seinen Schlitten mit großer Freude über das neue Laminat zieht. Oder warum es sich plötzlich im Badezimmer auf den Boden wirft und anfängt zu brüllen… Vermutlich ist es eine große, unübersehbare Menge an Dingen, die vorher passiert sind und zu diesem Ergebnis geführt haben.

Complex Adaptive Systems: „The number of elements is sufficiently large that conventional descriptions […] are not only impractical, but cease to assist in understanding the system.“ (Wikipedia on Complex Adaptive Systems)

Wie viel Sinn macht es, in einem solchen System zu versuchen die eine Wurzel des Problems zu finden? Richtig: keinen.

Und so sind die „5 Whys“ ein wunderbares tool um in komplizierten, technischen oder mechanischen Systemen Ursachenanalyse zu betreiben. In Retrospektiven haben sie nur selten einen echten Wert.

Letztes Jahr hatte ich die große Freude die letzte Retrospektive vor Weihnachten mit der großartigen Andrea Hanna vorbereiten und durchführen zu dürfen. Gemeinsam haben wir ein „Set the Stage“ und „Closing“ für die Retrospektive entwickelt, das die weihnachtliche Stimmung aufnimmt und somit einen schönen Rahmen für die übrige Retrospektive bietet – wie auch immer man diese gestalten möchte.

Und so geht’s: Wir malen einen Tannenbaum auf ein Flipchart (Andrea hat unseren damals sogar noch mit echtem Lametta verziert). Der Tannenbaum wird an eine Meta-Planwand gepinnt. Unter den Tannenbaum pinnen wir für jedes Team-Mitglied ein Blatt, auf dessen Vorderseite ein Geschenk mit seinem Namen gezeichnet ist. Auf der Rückseite steht der Satz: „Komplimente, die ich Dir gerne in die Weihnachtszeit mitgeben möchte:“.

Eröffnung der Retrospektive: Jedes Teammitglied nimmt seinen Geschenk-Zettel und einen Kugelschreiber. Jetzt werden die Zettel reihum gegeben und jeder schreibt für jeden das auf die Rückseite, was er ihm mitgeben möchte. Wenn die Zettel wieder bei den „Beschenkten“ angekommen sind, werden sie nicht gelesen, sondern umgedreht und wieder unter den Baum gehängt.

Jetzt geht es los in die eigentliche Retrospektive … hier ist man in der Gestaltung frei.

Beim Closing der Retrospektive schließen wir dadurch, dass wir uns für die Teilnahme bedanken, ein frohes Weihnachtsfest wünschen und die Team-Mitglieder auffordern, ihre Geschenke vom Anfang der Retrospektive mitzunehmen – und wenn sie möchten „auszupacken“.

… und für alle, die größere Mengen an Geschenken brauchen gibt es hier ein Geschenke-Template zum Ausdruck auf A5 🙂

Ich persönlich werde wohl in meinem Leben kein großer Malik-Fan mehr werden. Trotzdem finde ich im Buch „Wenn Grenzen keine sind – Management und Bergsteigen“ von Fredmund Malik einige gute Denkanstöße und er schreibt sicherlich viel Wahres. Im Folgenden möchte ich gerne wieder einfach einige Zitate, die mir besonders ins Auge gefallen sind auflisten. Zumindest für die bergbegeisterten unter uns ist dieses Buch wohl ein Muß 😉

Zitate

„Management ist jene gesellschaftliche Funktion, welche die Organisationen einer Gesellschaft dazu befähigt, richtig zu funktionieren, damit sie ihren Zweck zuverlässig erfüllen können.“

„Ich halte es auch für eine der gesellschaftspolitischen Irrlehren, dass Organisationen in Wahrheit nicht Management, sondern charismatische Leadership benötigen.“

„Unvermeidlich kommen immer wieder dieselben zwei Typisierungen in die Diskussion, die der amerikanische Psychologe Douglas McGregor 1960 in ’The Human Side of Enterprise’ dargestellt und mit den Begriffen ’Theorie X’ und ’Theorie Y’ bezeichnet hat. Diese zwei Menschenbilder waren schon damals uralt. … Für das Management sind sie weitgehend untauglich, weil sie mehr Schaden als Nutzen stiften.“

„Wer sich auf Menschenbilder fixiert, läuft nicht nur Gefahr, den Menschen Unrecht zu tun, sondern er vernachlässigt das Wichtigste im Management: nämlich herauszufinden, was der Einzelne kann, welche Stärken er hat – und ihn dort einzusetzen, wo er einen Beitrag zu leisten vermag.“

„Das Überschreiten von scheinbaren Grenzen findet dort statt, wo Menschen sich nicht fragen, ob sie motiviert sind und Lustgewinn erwarten dürfen, sondern wo sie sich aufgerufen fühlen, eine Aufgabe zu erfüllen, eine Situation zu meistern und eine Pflicht zu tun.“

„Durch die überwiegende Fokussierung auf Schwächen übersieht man leicht, dass Menschen durch die Beseitigung von Schwächen nur selten erfolgreich werden können, sondern ausschließlich dadurch, dass sie ihre schon vorhandenen Stärken weiterentwickeln und voll nutzen.“

„Gefühle selbst und allein sind keine Hilfe dafür, solche Systeme und Situationen zu verstehen und darin richtig zu handeln.“

„Der Mensch ist ein soziales Wesen nur in dem Maße, wie er gelernt hat, Regeln zu befolgen, statt seinen Impulsen nachzugehen. Er ist human, nicht weil er Emotionen hat; er ist human, weil er seine Emotionen unter Kontrolle gebracht hat.“

„Sinn kann man nicht geben, nur finden.“

„Als Führungskräfte können wir aber zwei Dinge tun: dafür sorgen, dass den Menschen der Sinn nicht genommen wird, und für die Menschen die Möglichkeit schaffen, dass sie ihren Sinn finden können.“

„Wenn man keine Information über die Zukunft hat, dann gibt es nur eine taugliche Strategie, nämlich sich auf alles vorzubereiten, um im entscheidenen Moment richtig handeln zu können.“

„Die Maxime, die im Management zu gelten hat, lautet: Fehler darf man nicht machen.“

Am 2.+3. Juni gibt es in Berlin wieder das Agile Lead Camp. Da ich gerade mit Lucius eine Online-CoRe-Session vorbereite, habe ich aus seiner Sponsorenkiste das Buch „User Story Mapping“ von Jeff Patton (in der deutschen Fassung) bekommen, das ich einem von euch schenken möchte.

Ich verlose das Buch unter allen, die bis Freitag, den 29.5.2015 10:00 Uhr den folgenden Tweet retweeten:

#AgileCamp15 http://t.co/QVKDeUUsiT Ich verlose das Buch „User Story Mapping“ aus der Sponsorenkiste. Jeder Retweet ist dabei! #agile #books

— Fabian Schiller (@fabianschiller) 25. Mai 2015

Viel Glück

Update: Das Los wurde gezogen. Es gab 20 Retweets. Die Ziehung einer Zufallszahl zwischen 1 und 20 mit dem Zufallsgenerator ergab die Zahl 17. Der 17. Retweet kam vom Kollegen schmadl. Danke an alle für’s Mitmachen!